Een overlijden moet officieel worden bevestigd door een arts, die een overlijdensakte. Het overlijden moet dan zo snel mogelijk worden aangegeven bij de burgerlijke stand van de gemeente van plaats waar de persoon stierf. Over het algemeen zorgt de begrafenisondernemer voor de aangifte van overlijden en alle administratieve procedures.
Een overlijdensakte wordt vervolgens opgesteld door het gemeentebestuur. Deze akte bewijst het overlijden en stelt de identiteit van de overledene vast, en is nodig voor de ambtenaar van de burgerlijke stand om toestemming te verlenen voor het vervoer en de begrafenis of crematie van de overledene.
De overlijdensakte, opgesteld in de gemeente waar de persoon is overleden, wordt vervolgens overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de laatste woonplaats van de overledene, waar een uittreksel of een kopie kan worden aangevraagd.