En Bélgica, el estado civil de los habitantes es competencia de los Funcionarios del Estado Civil, que se dividen en administraciones municipales. Por lo tanto, es en el municipio donde se redactan o inscriben las distintas actas del estado civil, ya sean nacimientos, defunciones, matrimonios, etc.
También es la administración municipal la que expide los distintos documentos o extractos de documentos, previa solicitud en las ventanillas o por medios electrónicos (esta posibilidad depende de cada municipio y puede comprobarse consultando el sitio web del municipio).